Tema 4 Sistema de Apoyo a las Decisiones (SAD o DSS)
Este tipo de sistemas ayudan a los Gerentes a tomar decisiones rápidamente, ya que obedece a problemas que no han sido previstos con anticipación y de los cuales se deben buscar soluciones eficientes.
Los SAD, están diseñados de tal forma que se pueda trabajar directamente sobre los datos, siendo sencilla la operación por parte del usuario. Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones son herramientas interactivas, donde el usuario puede acomodar datos para generar supuestos a través de diversos escenarios, con el fin de realizar preguntas que debe resolver el sistema, donde el usuario puede incluir otros datos en caso de que sea necesario con el fin de que el sistema arroje respuestas que permitan ser utilizados para el diseño de planes de contingencia.
Un SAD, deberá estar en capacidad de calcular detalles financieros y técnicos. Debe estar en capacidad de resolver preguntas como por ejemplo ¿a qué velocidad un camión de carga puede consumir menos combustible y cumplir con el tiempo de entrega de la carga de una forma eficiente?
El proceso que manejan estos sistemas se refleja a groso modo en la siguiente tabla.
ENTRADA DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO
SALIDAS DE INFORMACIÓN
USUARIOS
Datos de bajo volumen o bases de datos masivas optimizadas para el análisis de datos, modelos analíticos y herramientas de análisis de datos.
Interactivo, simulaciones, análisis
Informes especiales, análisis de decisiones, respuestas a consultas.
Son los sistemas esenciales del negocio, que prestan el servicio a toda la parte operativa de la organización. Este sistema se encarga de recoger y clasificar datos y convertirlos en información útil, que sirvan de entradas a los demás sistemas de organización empresarial, se encarga del registro de las transacciones diarias y que son la función esencial del negocio. Ejemplo matrículas, apertura de cuentas, movimientos de inventarios, movimiento de carteras, facturaciones, entre otros.
El manejo de las diferentes transacciones convierte a este sistema en la columna vertebral, ya que a través de él se realizan procesos como liquidaciones, transferencias, pagos, transacciones contables, manejo de procesos de producción, liquidaciones de impuestos, gestión de personal, manejo de marketing, entre otras funciones propias de la organización.
El proceso que manejan estos sistemas se refleja a groso modo en la siguiente tabla.
ENTRADA DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO
SALIDAS DE INFORMACIÓN
USUARIOS
Especificaciones del diseño de las bases de datos, bodegas de datos, bases del conocimiento
Generación de modelos, simulaciones, transacciones, eventos, actualizaciones, clasificaciones, generación de listados, fusión de diferentes datos.
Informáticos: Trabajadores del conocimiento y de datos.No Informáticos:
Directores, Gerentes, Profesionales, personal técnico, personal de operaciones, supervisores, personal de oficina y todos aquellos que requieran el uso de la información
Fuente: Elaboración propia.
Ejercicio del tema:
Realizar la consulta sobre los siguientes temas:
Qué es una base de datos
Qué función cumple la Data WareHouse, dentro de las organizaciones
Qué es la inteligencia de negocios y cómo se aplica en las organizaciones
El SSG (Sistema de Soporte Gerencial) o MIS o SIG(Sistema de Información Gerencial), como ya se mencionó anteriormente tiene la función de apoyar la planeación, el control y la toma de decisiones, proporcionando informes cortos y concretos que serán de gran ayuda para fortalecer las estrategias del negocio. Este sistema de información, estará en manos de los Gerentes de las organizaciones quienes pueden tomar de él informes especiales, acceso a líneas de desempeño real, históricos de informes pasados y que valdrá la pena retomar para realizar análisis comparativos. Los SSG, resumen operaciones básicas de la compañía. Por ejemplo, pueden mostrar un informe en media página con información concreta que el sistema informático genera con el diseño, la apariencia, la disposición de datos o elementos con el fin de ofrecer una apariencia limpia y organizada que permite entender de una forma clara la información justo en el tiempo que se requiera.
El proceso que manejan estos sistemas se refleja a groso modo en la siguiente tabla.
ENTRADA DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO
SALIDAS DE INFORMACIÓN
USUARIOS
Datos resumidos de transacciones, organizado en modelos simples
Informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel por ser concretos y exactos.
Informes resumidos y excepciones
Gerentes de nivel medio
Fuente: Elaboración propia
A continuación se muestra un informe concreto que ilustra de forma sencilla y clara las ventas por áreas para una empresa que se dedica a la comercialización de equipos de cómputo, dando una idea a la gerencia sobre el movimiento general de las ventas y permitiéndole así basado en la información generar estrategias para incrementar las ventas y en los puntos convenientes de acuerdo a su interés, le permite además tomar decisiones que tienen que ver con inversiones, distribución de recursos económicos entre otros aspectos gerenciales, acorde a la prospectiva de la organización.
INFORME CONSOLIDADO EMPRESA XYZ
Ventas equipos de cómputo por región entre el 15/02/12-15/03/12
Cód. Producto
Descripción
Región
Total
567
Portátil COMPAQ
Norte
50000000.0
Total Norte
50000000.0
208
Portátil Hp
Occidente
15456765.0
Total Occidente
15456765.0
208
Portátil Hp
Oriente
20567432.0
567
Portátil COMPAQ
Oriente
15000000.0
Total Oriente
35567432.0
567
Portátil COMPAQ
Sur
5800000.0
Total Sur
5800000.0
Total general
$ 106,824,197.00
Fuente: Elaboración propia
Por lo tanto, sería un informe ágil que le permite a la gerencia evaluar de forma simple, realizar comparaciones y tomar decisiones de forma eficaz y eficiente.
Los Sistemas de Automatización de oficina tienen como función principal auxiliar a los trabajadores de datos que normalmente está bajo los usuarios que tienen niveles de educación menos formales y su función principal es la utilización de la información ya creada, entre ellos digitadores, secretarias, auxiliares, archivistas, gerentes cuyo trabajo consiste en la distribución de información ya procesada. La función principal de estos trabajadores es la comunicación con los clientes, proveedores y otras organizaciones.
Manejan y administran documentos utilizando para ello edición de textos, digitalización, manejo de agendas, email, chat, foros, manejo de gráficas a través de la digitalización de documentos.
ENTRADA DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO
SALIDAS DE INFORMACIÓN
USUARIOS
Procesamiento de textos.
Digitalización de documentosClasificación, generación de listados, generación de consultas, actualización de datos
Listados, informes, consultas.
Personal de oficina, personal de operaciones.
Fuente: Elaboración propia.
Ejercicio del tema:
Analiza el siguiente gráfico relacionado con los sistemas informáticos empresariales y escribe a mano la argumentación, utilizando para ello una página tamaño carta. Escanearla y enviarla al email del tutor.
Fuente: Elaboración propia
Analiza la siguiente tabla y ubica en frente del proceso, a qué tipo de sistema de información pertenece y en qué nivel de organización se ubica.
PROCESOS
TIPO DE SISTEMA
NIVEL ORGANIZACIONAL
Ingresar los datos al sistema, procesar, registrar pedidos
Identificar clientes y mercados, utilizando datos demográficos de mercados, comportamiento de consumidores, tendencias
Determinar precios para productos y servicios
Elaborar proyecciones sobre pronóstico de ventas a determinado tiempo.
Analizar informes concretos para realizar cambios estructurales dentro de la gestión de la organización
Analizar datos, utilizando simuladores y cambiándolos, con el fin de tomar la decisión más acertada
Digitación de los datos de nuevos clientes y la elaboración de su respectiva facturación
Elaboración de cartas, memorandos y circulares con el fin de ser enviadas vía email a los empleados y clientes
Informe general de estado de resultados, para ser analizados y tomar decisiones importante
Fuente: Elaboración Propia
Consultar la función que cumple dentro de las organizaciones, los siguientes sistemas: CRM, ERP
Entre
los sistemas informáticos que actualmente están utilizando las organizaciones
tenemos Los Sistemas de apoyo a los Ejecutivos (ESS), Sistemas de Soporte Gerencial (SSG), Los
Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Los Sistemas de Apoyo a las
Decisiones (SAD), Los Sistemas de Automatización de Oficina (SAO), entre otros. Es así
como se hace necesario en esta unidad abordar temáticas que tienen que ver con
los diferentes sistemas internos que interactúan de forma sinérgica dentro de
las organizaciones y que facilitan la toma de decisiones acertadas en el
momento adecuado y con el menor consumo de recursos posibles; los que las
organizaciones han estructurado de acuerdo a su organización jerárquica y al
tipo de usuario final que requiera la utilización de dicho sistema informático.
Los
ESS (Sistemas de Apoyo a Ejecutivos) Serán los encargados de apoyar las
decisiones a largo plazo que se encuentra a cargo de la dirección general de la
empresa y que marcan el norte de esta.
En el
caso de los SSG (Sistemas de Soporte Gerencial), son conocidos también dentro
de las organizaciones empresariales como SIG (Sistema de Información Gerencial)
o en inglés como MIS (Management Information System), refiriéndose al conjunto
de métodos que permiten la gestión de la información para la toma de las
decisiones más importantes de las organizaciones, con el aval de los
respectivos directores.
Estos
se encargan de proporcionar a la empresa mecanismos que facilitan la
administración de los procesos e información, teniendo presente lo que se
requiere, el momento en que se requiere, los usuarios que lo necesitan, la
forma en que se requiere, los costos que se pueden generar, la prioridad en la
información, la forma cómo se deben ejercer los controles, hasta dónde le
compete procesar datos entre otros elementos para convertir los datos en
información útil para las reglas del negocio.
Los
Sistemas Informáticos SPD (Sistemas de Procesamiento de Datos), se basan en
normas administrativas, donde se define qué hacer con los datos almacenados en
las diferentes bases de datos y con qué intención deben ser procesados y
convertidos en información que soporten cada uno de los procesos
organizacionales.
Los
SAD (Sistemas de Apoyo a las Decisiones), equivalen a un conjunto de programas
y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida
durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre
con el fin de proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el
menor tiempo posible, para así decidir lo que más conviene en determinado
momento.
Lo que
respecta a los SAO (Sistemas de Automatización de Oficina), tienen que ver con
aplicaciones destinadas a ayudar con el trabajo diario del administrativo de
una empresa u organización, ubicado generalmente sobre herramientas ofimáticas
como procesadores de texto, hojas electrónicas, graficadores, diseñador de
presentaciones, entre otras.
Lo que
hace de los sistemas de software herramientas transversales indispensables para
el apoyo de los diferentes sistemas de información empresariales.
1.1.2OBJETIVO GENERAL
Identificar
los sistemas de información empresariales y la optimización de sus recursos a
través de la integración que le ofrecen los sistemas informáticos.
1.1.3OBJETIVOS ESPECÍFICOS
·Identificar las características de los Sistemas de Apoyo o Soporte a
Ejecutivos, como estrategia en el suministro de información para la toma de
decisiones
·Reconocer la importancia de los Sistemas de Soporte Gerencial como
recurso importante en la administración y control de los recursos en las
organizaciones.
·Analizar la importancia de los Sistemas de Procesamiento de Datos como
recurso indispensable para el almacenamiento de datos, su procesamiento y el
suministro de información dentro de las organizaciones.
·Analizar la utilidad que prestan los Sistemas de Apoyo a las
Decisiones en ambientes de incertidumbre a través del suministro de información
para dichas eventualidades.
·Identificar la importancia de los Sistemas de Automatización de
Oficina como herramientas que agilizan los diferentes procesos fundamentales en
las diferentes organizaciones.
1.2Tema
1 Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS)
El
Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS) Pertenece al nivel estratégico de la
organización. La función principal de
estos sistemas consiste en proporcionar herramientas de software que permitan a
los directores resolver asuntos estratégicos que tienen tendencias a largo
plazo y que se relacionan directamente con el rumbo de la empresa a futuro con
repercusiones importantes tanto al interior de ella como al exterior,
permitiéndole hacer proyecciones basado en necesidades actuales y futuras,
costos de inversión, mecanismos de producción a largo plazo, todo tipo de
reestructuración interna que permita abolir procesos entrópicos.
Este sistema de información debe tener el control de los demás sistemas, ya
que un ineficiente informe, con información errada, puede ser nefasto para el
futuro de la organización. Este tipo de
sistema está diseñado para incorporar datos externos como leyes impuestas por
el gobierno, información de competidores,
extraen información resumida de los MIS (Sistemas de Información Gerencia)
filtrando y dando seguimiento a datos críticos reduciendo así tiempo y esfuerzo
que se requiere para que los ejecutivos utilicen en otro tipo de actividades.
El proceso que manejan estos sistemas se
refleja a groso modo en la siguiente tabla.
ENTRADA
DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO
SALIDAS
DE INFORMACIÓN
USUARIOS
Se ingresan datos acumulados externos relacionados con el negocio así
como datos internos de la organización.
Se realizan gráficas, utilización de simulaciones, software interactivos
Proyecciones que dan respuestas a consultas
Directores
Fuente elaboración propia
Para que los diferentes sistemas de información puedan funcionar de forma
debida, es necesario abordar conceptos
como internet, intranet, extranet, ethernet, entre otros, ya que actualmente
sin dichas arquitecturas sería imposible establecer comunicación entre los
diferentes sistemas de información tanto al interior como al exterior de las
organizaciones. En el siguiente
ejercicio del tema se muestra un video
se ilustra dicha información.
1.2.1Ejercicio del tema:
Sistemas
de Información Gerencial. UPC – 2010 Enlace
Trabajo a realizar:
Basado en el video, elaborar un mapa conceptual que muestre información
relacionada con la temática abordada en él como son internet, intranet,
extranet, Ethernet, su conformación, característica, ventajas y desventajas.
Analizar el siguiente caso, aplicado principios de los Sistemas de Información
e Ingeniería del Software
Un consultorio médico que lleva cuatro años ofreciendo servicio de citas
médicas, ha prestado un servicio de excelente calidad, pero en el último año su
ha duplicado en número de citas, lo que ha vuelto ineficiente el sistema
manual, por lo tanto, el Gerente dice que se requiere de un sistema informático
que le permita controlar las citas y saber en determinado momento si los
consultorios tienen asignada citas o si
están disponibles. Dentro de los consultorios se atienden tres tipos de citas
como son odontología, pediatría y nutrición.
Los pacientes que se atienden son de dos tipos los que van por EPS o por
prepagada, estos últimos tienen un descuento especial por utilizar el servicio. Una cita almacena datos del consultorio,
fecha, hora inicial y datos del médico, cada cita tiene una duración de 20
minutos.
La secretaria del centro médico debe realizar las siguientes
operaciones:
·Consultar los consultorios que están disponibles en determinado momento.
·Consultar el costo de una cita, de acuerdo al tipo de cita.
·Visualizar el descuento especial para los pacientes que poseen medicina
prepagada.
·Consultar por un paciente en especial suministrando cédula, tipo de
consulta y número de consultas asignadas.
·Reservar una cita especificando el consultorio, fecha, hora del médico.
·Cancelar una cita, especificando el consultorio y la hora.
El Gerente puede usar el sistema para:
·Modificar el costo de la cita.
·Cambiar el valor del descuento.
·Sacar estadísticas sobre la cantidad de citas atendidas en el mes.
Se pide:
1)De qué forma la Ingeniería de Sistemas puede aportar al anterior caso
2)Formule la pregunta problematizadora para el anterior caso
3)Realice el listado de necesidades acorde a la situación
4)Redacte un objetivo general que dé respuesta a la pregunta
problematizadora
5)Elabore un cuadro, donde analice las entradas, procesos, salida,
retroalimentación, tomando elementos concretos de la situación anterior.
6)Elabora un cuadro donde se refleje las ventajas y desventajas que ofrece
la Cibernética, la Teoría de Juegos, la Ingeniería de Sistemas, Teoría de la
Información y la Teoría de la Decisión. información recopilada del modulo de teoria general de sistemas de la Remington
